Videoconference

Voor alle toepassingen...
Professionele videoconference oplossingen wordt anno 2010 zeer breed toegepast; van het bedrijfsleven tot overheid, van de educatieve sector tot aan de particulier. Ons programma aan videoconference software en systemen van Polycom, LifeSize en Vidyo vormt het passende antwoord op uw communicatie vraagstuk, ongeacht de gewenste toepassing.

Wij maken het inzichtelijk...
De voordelen van videoconference voor uw organisatie zijn u waarschijnlijk al duidelijk. Als ervaren specialist in Polycom en LifeSize videoconference trajecten weten wij dat het selecteren van de juiste apparatuur en services vaak een grotere uitdaging vormt. Met plezier helpen wij u op weg en zorgen wij desgewenst voor oplevering en onderhoud  van uw videoconference oplossing.

Kennismaken met videoconference?
In een persoonlijk gesprek maken wij graag kennis met u- en uw organisatie. Dit kan zowel bij u op locatie als bij ons op kantoor. Wij brengen alle facetten binnen videoconference helder in beeld en u maakt u kennis met live videoconferencing anno 2010. U bent van harte welkom om eens een bezoekje te brengen aan ons demonstratie centrum te De Meern (Utrecht), maar we komen ook graag bij u langs.

Afspraak inplannen? Klik hier of bel met 030-6691228 (08:45-21.00).

 

Voorkeur voor zelf orientatie?

Dan zal de onderstaande informatie een hoop duidelijk  maken over videoconference, in de breedtste zin van het woord. Voor de technici onder u, onderstaande informatie is geschreven om duidelijkheid te verschaffen aan personen zonder technische aanleg. Wij vragen u om begrip voor "simplistische" omschrijvingen. Voelt u de behoefte aan een gesprek met een technische sparringpartner met verstand van zaken? Geeft u ons gerust een belletje!

Menu videoconference informatie:

1) De geschiedenis van videoconferencing
2) Hoe werkt videoconferentie?
3) Wat kost videoconferencing?
4) De verschillende soorten videoconference systemen
5) Point-2-point en multipoint videoconferencing
6) Contentsharing
7) Videoconference tussen IP- en ISDN netwerken
8) ROI van videoconference

 

 

1) De geschiedenis van videoconferencing

Videoconferencing oplossingen maken gebruik van audiovisuele technologieën om personen van diverse locaties virtueel samen te brengen.Er bestaan solutions om zowel een éénvoudige videocall tussen 2 personen op te zetten, maar er bestaat ook apparatuur om een verbinding tussen meerdere locaties op te zetten voor grote groepen.Een verbinding tussen 2 locaties noemt men een ''point-2-point' videocall, een verbinding tussen meerdere locaties tegelijk heet in vaktermen een 'multipoint call'.

1.1 Videoconferencing is een technologie die al bekend is- en gebruikt wordt sinds de introductie van TV.

De allereerste videoconferencing sets bestonden uit 2 CCTC TV toestellen, oftewel closed circuit televisies, die middels bekabeling direct met elkaar in contact werden gebracht.
Ruimtevaart organisatie N.A.S.A gebruikte tijdens de allereerste bemande ruimtevaart vluchten een 2-wegs verbinding via radio frequenties (VHF/UHF) om een videocall tot stand te brengen.Vandaag de dag wordt deze vorm van videoconferencing nog steeds veel gebruikt door bijvoorbeeld media organisaties voor het versturen en uitzenden van documentaires/ raportages uit verre landen.Naar mate de data transmissie technologieën zich verder ontwikkelden door de introductie van satellieten werd de datastroom steeds vaker verzorgd door speciale trucks met een directe satelliet verbinding.

1.2 Videoconferencing, te duur en ineffectief in de jaren '70.

Doordat deze videoconferencing technologie zeer prijzig was en niet kon worden toegepast voor branche specifieke doeleinden als telemedicine, educatie op afstand en zakelijke toepassingen begon AT&T, een Amerikaans bedrijf, pogingen te ondernemen om standaard telefoon protocollen en netwerken te gebruiken voor het verzenden van videoconferencing data.Deze eerste pogingen om de technologie te vereenvoudigen mislukten doordat de video compressie technieken simpelweg nog niet effectief genoeg waren.
In de jaren '70 werd de Picturephone op de markt gebracht, maar de kwaliteit van de audiovisuele weergave bleef onvoldoende, ondanks dat dit toestel uitgevoerd was met technieken die het mogelijk maakten om de videoconference op 1 Megahertz bandbreedte en met een verbindingssnelheid van 6 Mbit tot stand te brengen.

1.3 Pas in de jaren '80 kwam de ontwikkelingen op gang.

Pas in de jaren 80 maakte videoconferencing technologie grote sprongen door de introductie van digitale telefonie standaarden waar het ISDN protocall het bekendste voorbeeld is.
ISDN zorgde ervoor dat de minimaal noodzakelijke- en constante verbindingssnelheid van 128 Kbps die noodzakelijk is het verzenden van gecomprimeerde audio- en videoconferencing transmissies kon worden gegarandeerd.PictureTel, het bedrijf dat wordt beschouwd als de grondlegger van de moderne videoconferencing systemen, kwam in deze periode op de markt met de allereerste dedicated videoconferencing sets.

 

 1.4 Videoconferencing beschikbaar voor het publiek vanaf de jaren '90.

In de loop van de jaren 90 kwamen er in rap tempo videoconferencing systemen op de markt die niet langer afhankelijk waren van dure netwerk eisen, complexe installatie en software maar die gebasseerd waren op een uniforme standaard zodat de systemen nu voor iedereen bereikbaar waren tegen een acceptabele prijs.Tegen het einde van de jaren 90 kwam de langverwachte definitieve doorbraak van videoconferencing bij het grote publiek doordat nieuwere compressie technieken het mogelijk maakten om IP gebasseerde videocalls op te zetten.Vanaf dit moment was videoconferencing ook beschikbaar als desktop- of PC applicatie.

2) Videoconferentie, hoe het werkt.

2.1 Data comprimatie en verzending door de codec.

In essentie, waar videoconferentie om draait is het digitaal comprimeren van real-time audio en video stromen en deze zo snel mogelijk van punt a naar b transporteren en decomprimeren.De codec, ook wel decoder genoemd, vormt het hart van het systeem dat met specialistische hard- en software deze compressie uitvoert waarbij waarden kunnen worden bereikt van liefst 1:500. Het is ook deze geadvanceerde compressie technologie die er voor zorgtdat een moderne videoconferentie systemen zeer weinig bandbreedte nodighebben om veel informatie te transporteren. Hierdoor zorgt een hardwarematige videoconference oplossing per definitie voor beter beeld engeluid dan een PC gebaseerde videoconference oplossing. Deze hogerekwaliteit uit zich door vloeiend beeld en geluid en veel hogereresolutie.

2.2 Verzending van data via een netwerk.

Na het comprimeren van de informatie wordt dit gelabelde 'paketje' over een ISDN of IP netwerk naar de videoconferentie set(s) aan de andere zijde van de lijn getransporteerd. Zodra het pakketje het videoconferentie systeem aan de andere zijde bereikt wordt de informatie razendsnel door de codec ontcijferd en weergegeven. Dit proces herhaalt zich in zo een hoog tempo dat er sprake is van een continueuze datastroom tussen de diverse endpoints, er ontstaat real-life videoconferentie.

 

Foto: Videoconferencing codecs van Polycom (HDX series) en van LifeSize (Team MP).

3) Videoconferentie, wat kost het?

3.1 Videoconferentie apparatuur/systemen

Kosten voor videoconference apparatuur

De kosten voor videoconference apparatuur wordt bepaald door factoren zoals de kwaliteit van beeld en geluid (SD vs HD), functionaliteiten als datasharing en de mogelijkheid tot integratie met randapparatuur. Een aantal voorbeelden van randapparatuur zijn speakers, meerdere monitoren, smartboards en bijvoorbeeld documentscanners. Ook het aantal locaties dat u gelijktijdig met elkaar wenst te verbinden is van grote invloed: zijn er 2 locaties die moeten worden verbonden (point-2-point videoconference oplossing) of meer dan 2 (multipoint videoconference)?

Wanneer u overweegt te investeren in een videoconference oplossingkunnen de kosten per locatie dus sterk verschillen. Zo kan er bijvoorbeeldsprake van zijn dat er op de hoofdvestiging gezocht wordt naar een zeeruitgebreid systeem om meerdere mensen tegelijk in beeld te brengenterwijl uw organisatie op de andere locatie slechts één persoon in beeld wilbrengen. Omdat de oplossingen totaal verschillend zijn geldt dit ookvoor het prijskaartje dat hier aan hangt. Hieronder treft u een overzicht met een aantal voorbeelden van oplossingen en bijhorend prijskaartje per locatie:

Prijs voorbeelden van videoconference oplossingen:

Videoconference software voor PC of laptop

Polycom PVX software (€ 129,- ex BTW)
LifeSize Desktop software (€ 179,- ex BTW)

Videoconference systemen voor op het bureau

Polycom HDX 4000 serie  (vanaf € 6700,- ex BTW)
Polycom V700 serie         (vanaf € 2700,- ex BTW)
LifeSize Passport serie     (vanaf € 1999,- ex BTW)

Videoconference systemen voor de vergaderruimte

Polycom QDX 6000 serie   (vanaf € 2999,- ex BTW)
Polycom HDX 6000 serie   (vanaf € 4999,- ex BTW)
Polycom HDX 7000 serie   (vanaf € 5600,- ex BTW)
Polycom HDX 8000 serie   (vanaf € 8900,- ex BTW)
LifeSize Express serie       (vanaf € 4999,- ex BTW)
LifeSize Team serie          (vanaf € 7500,- ex BTW)
LifeSize Room serie          (vanaf € 10299,- ex BTW)

Videoconference systemen voor congreszalen/ collegezalen

Polycom HDX 9000 serie (vanaf € 11000,- ex BTW)

3.2 Videoconferentie en netwerk kosten.

In de meeste gevallen bestaan de terugkerende maandelijkse kosten simpelweg uit toegang tot- en gebruik van het netwerk.In veel situaties voldoet de huidige netwerkcapaciteit van uw organisatie prima om videoconference te kunnen toepassen en zijn er dus geen extra kosten te noemen. In sommige gevallen is dit niet het geval (of dient videoverkeer gescheiden te worden van het LAN netwerk) en kan het noodzakelijk zijn uw internetlijn te upgraden, of een apparte lijn aan te laten leggen.

3.2.1 IP kosten

Voor de technische leek: een IP based videoconference systeem betekend niets anders dan een videoconference systeem dat werkt via een internetverbinding. In veel gevallen beschikt uw organisatie reeds over een internetverbinding die krachtig genoeg is om een stabiel en vloeiend videoconference gesprek op te zetten. Mede dankzij de krachtigeprocessor van een videoconference systeem is 256 Kbps aan bandbreedte voldoende voor gesprek. Echter, hoe meer bandbreedte, hoe beter de gesprekskwaliteit en hoe hoger de resolutie van beeld en geluid.

Overigens: een IP videoconference gesprek kost u, behalve demaandelijkse kosten voor de internet lijn, helemaal niets! U belt dusgratis.

 

3.2.2 ISDN kosten

In het kader van videoconferencing zijn de kosten van ISDN lastig aan de geven doordat het aantal noodzakelijke lijnen varieert per systeem, maar door de mangel genomen is videoconferening over IP in 95% van alle gevallen de meest kosten efficiënte oplossing.
Bij een ISDN aansluiting variëren de kosten sterk, maar naast de vaste kosten per ISDN lijn (tientallen euro's per maand) worden ook de tikken berekend. Gemiddeld genomen (afhankelijk van locatie en afspraken met provider) zijn de kosten een paar cent per minuut per minuut per lijn. Bij een videoconference die 512 Kbps aan bandbreedte vergt zijn er 4 ISDN lijnen (128 Kbps) noodzakelijk voor de verbinding, dit kost dus ruw gezegd tientallen centen per minuut. Een videocall van een uur kost dus al snel meer dan € 10,-.

4) De verschillende soorten videoconferentie systemen, apparatuur en software 

4.1 Videoconferentie software

Deze range oplossingen bestaan uit een software licentie welke eenvoudig op een PC of laptop geinstalleerd kan worden. Met een externe webcam en een audio unit (tenzij al ingebouwd in PC of laptop) kan een basic videoonferentie worden opgezet. Het grote voordeel van speciaal ontwikkelde VTC software is dat deze opereert op basis van het H.323 protocol. Hierdoor kan deze software ook gebruikt worden voor videoconferentie met professionele totaal systemen. Video conferentie software in combinatie met een webcam en een audio unit is geschikt voor gebruik door 1 persoon.

4.2 Individuele videoconferentie systemen

In deze categorie zijn 2 verschillende vormen van videoconferentie oplossingen leverbaar, integrated videoconferentie oplossingen en mobiele videoconferentie sets.De meest verkochte apparatuur uit deze categorie zijn de integrated VTC systemen, oftwel een oplossing waarbij de codec, camera en microfoons in een monitor zijn ingebouwd. Het integrated VTC systeem kan op een bureau worden neergezet en zodoende fungeren als persoonlijke videoconferentie kit, maar kan tegelijkertijd dienst doen als PC monitor. Aan de andere kant hebben we persoonlijke video teleconferentie apparatuur om mee te nemen op reis, oftewel mobiele videoconferentie sets. Mobiele VTC kits bestaan uit een compacte console waar de codec, camera, speakers en microfoon reeds ingebouwd zitten. Sluit het systeem aan op een willekeurige monitor, doe de stekker in het stopcontact, sluit de LAN aan en de videoconferentie apparatuur is klaar voor gebruik.

4.3 Videoconferentie sets voor kleine groepen

In deze categorie zijn ook 2 verschillende hoofdstromen te ontdekken waarbij de ene variant draagbaar is en de andere variant bij voorkeur in een vaste omgeving komt te staan.
De video conferentie apparatuur voor kleine groepen kan door meerdere personen tegelijk gebruikt worden en komt het best tot zijn recht in een kleine tot middelgrote ruimte.
Bij de draagbare apparatuur zitten de camera, microfoons, speakers en codec ingebouwd in een compacte console die eenvoudig op een willekeurige monitor kan worden aangesloten.
Niet draagbare VTC apparatuur bestaat uit een losse codec, een losse camera, een losse microfoon unit en maakt gebruik van de speakers van de monitor waar hij op aan gesloten wordt. Deze videoconferentie systemen zijn uitermate geschikt voor vaste plaatsing in een kleine vergaderruimte en biedt (afhankelijk van merk en type systeem) de mogelijkheid tot integratie van externe apparatuur.Hierbij kan worden gedacht aan audio systemen, documentscanners of bijvoorbeeld een smartboard.

4.4 Videoconferentie apparatuur voor grote(re) groepen

Kenmerkend voor videoconferentie solutions voor grote groepen is de modulaire uitbreidbaarheid. In de basisuitvoering bestaat een large group VTC systeem altijd uit een codec, microfoon unit, een krachtige PTZ (pan tilt zoom) camera en een afstandsbediening.
Hiernaast zijn deze systemen volledig modulair uitbreidbaar met bijvoorbeeld extra camera's, (plafond) microfoons en monitoren. Bovendien kunnen deze kits volledig geintegreerd worden met bestaande audio- of video apparatuur als beamers, sound systemen of bijvoorbeeld smartboards. Bij voorkeur worden deze vorm van VTC kits in een grote zaal of auditorium toegepast.

5) Point-to-point en multipoint videocommunicatie.

 In het geval van een point-2-point call is er sprake van videocommunicatie tussen 2 partijen, oftwel een video gesprek van punt A naar punt B. Bij een multipoint call wordt er met meerdere partijen simultaan een video gesprek opgezet. Om een multipoint videocommunicatie gesprek op te zetten dient het video systeem voorzien te zijn van een interne- of externe MCU, oftwel een multipoint control unit. Een MCU is dus in essentie een verbindingsbrug waar alle partijen tegelijk op kunnen in bellen. De unit zorgt voor een simultane datastroom aan alle deelnemende partijen zodat iedereen alle deelnemers tegelijk ziet en hoort.

Er zijn videoconference systemen leverbaar van Polycom en LifeSize met een interne MCU voor maximaal 8 wegs gesprekken. Voor videocalls met meer dan 8 partijen biedt een interne MCU onvoldoende capaciteit maar vormt de externe MCU de oplossing. Externe MCU's kunnen tot 256 partijen tegelijk verbinden, maar zijn volledig schaalbaar leverbaar. Zo kan de gebruiker in aanvang bijvoorbeeld kiezen voor een "basebox" met bijvoorbeeld 4 licenties maar zijn er altijd uitbreidingsmogelijkheden aanwezig. Per extra partij kan een licentie worden aangeschaft.

6) Contentsharing tijdens videoconferencing

6.1 Alles over content/data sharing tijdens de videoconferencing sessie

Content delen in zekere vorm is bijna gelijktijdig met videoconferencing zelf geintroduceerd.
Het is een natuurlijke uitbreiding op de interactie die het gevolg is van het kunnen zien en horen van deelnemers op afstand. Gelijktijdig met de introductie van videoconferencing kwam de wens om over de mogelijkheid te beschikken deze participanten bijvoorbeeld bewijsstukken en verschillende vormen van grafische voorstellingingen en materialen te tonen. In de vroege dagen van video-conferencing was het delen van content zo basic als het overschakelen op een document camera input. Vandaag de dag, zorgt het H.239 protocol voor diverse content sharing mogelijkheden tijdens videoconferencing op een manier waar 10 jaar geleden alleen van kon worden gedroomd.

Eigenlijk alle content die op de desktop van een PC of laptop weergegeven kan worden kan met een druk op de knop in de videoconference verwerkt worden.
Tevens bieden moderne videoconferencing systemen diverse mogelijkheden tot het aansluiten van externe apparatuur als documentscanners, smartboards of zelfs specialistische medische apparatuur als endoscopen, otoscopen of ultrasone beeldapparatuur.
Middels contentsharing software kunnen deze beelden live worden gepresenteerd aan de overige videoconferencing participanten.

6.2 Hoe gebruik ik content sharing met een videoconferencing systeem?

Middels een VGA connectie kan er op eenvoudige wijze een PC of laptop op het videoconferencing systeem worden aangesloten of middels video-in poorten is integratie van externe apparatuur mogelijk. Met één druk op de afstandsbediening van het videoconferencing systeem start u een presentatie vanaf uw desktop aan de overige participanten.Presenteer foto's, filmpjes, CAD tekeningen, input van smartboards of documentscanners aan alle participanten aan de videoconference.Uiteraard is het ook mogelijk om content te ontvangen, dit werkt middels hetzelfde principe.Het formaat van de weergave van de presentatie ten aanzien van de weergave van de overige participanten is volledig instelbaar.Zo kan er bij single monitor videoconferencing solutions voor worden gekozen om het volledige scherm te gebruiken voor de content weergave of bijvoorbeeld de helft zodat zowel de content als de sprekende partij tegelijkertijd zichtbaar blijven.
Bij een dual monitor solution (zie foto), kan er voor gekozen worden om één monitor volledig te gebruiken voor contentsharing en het andere scherm voor de weergave van de participanten.

6.3 Content/data sharing, kan dat met ieder videoconferencing systeem?

Vergadertelefonie.nl levert videoconferencing oplossingen van 2 wereld marktleidende producenten, Polycom en LifeSize. Alle Polycom en LifeSize videoconferencing systemen zijn geschikt voor content sharing hoewel er wel een belangrijk verschil zit in de wijze van aanbieden tussen de beide merken. Zo zijn alle systemen van LifeSize standaard al voorzien van datasharing software maar is deze optie bij Polycom systemen in de meeste gevallen optioneel. Polycom biedt deze software aan onder de noemer Polycom People + Content.

 

 

6.4 Vergt content/data sharing extra bandbreedte?

Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de gewenste weergave kwaliteit tijdens de videoconferencing sessie.Moderne videoconferencing apparatuur beschikt namelijk over technologie die alle audio/video en data stromen verdeeld over de beschikbare bandbreedte.
Met andere woorden, als men een videoconference sessie houdt op 512 Kbps, bijvoorbeeld omdat er niet meer bandbreedte ter beschikking is, dan zorgt het systeem dat alle stromen verdeeld worden over de beschikbare netwerkcapaciteit. Omdat er met het starten van de presentatie meer data over het netwerk getransporteerd moet worden bij gelijke bandbreedte zullen de algemene kwaliteit van de videoconference sessie en de contentweergave van mindere kwaliteit zijn. Indien het wenselijk is om altijd over de hoogste kwaliteit audio/video en data weergave te beschikken is het dus noodzakelijk om over meer bandbreedte te beschikken.Om een voorbeeld te geven: Stel, u beschikt over een HD videoconferencing kit die 1 Mb bandbreedte vereist voor HD audio- en videocommunicatie, maar u wenst ook de presentatie op HD kwaliteit weer te geven, dan is een bandbreedte vereist van 2 Mb.
Is advies met betrekking tot het netwerk wenselijk? Neem gerust contact op met onze videoconferencing experts via:

030-6691228
info@vergadertelefonie.nl

7) Videoconferencing tussen IP en ISDN

7.1 Een directe verbinding tussen IP en ISDN is niet mogelijk.

Recentelijk is videoconferencing gebasseerd op IP (H.323) heeft zich ontwikkeld tot een standaard communicatie interface en wordt tegenwoordig door alle fabrikanten als 'standaard' aangeboden.Zelfs de systemen die eind jaren ''90 alleen in een ISDN (H.320) variant verkrijgbaar waren zijn tegenwoordig standaard uitgevoerd als IP videoconferencing systeem, met de mogelijkheid tot videoconferencing over ISDN. Toch is ISDN nog een veelvoorkomend communicatie protocol dat voornamelijk binnen grote bedrijven, overheid en militaire organisaties nog steeds populair is. Echter, door de prijsdoorbraak en profilatie van het internet, breedband internet in het bijzonder, heeft het H.323 protocol binnen videoconferencing de laatste jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt. H.323 heeft als voordeel dat het voor iedereen toegankelijk die de beschikking heeft over een snelle internetverbinding zoals DSL. Indien u beschikt over een videoconference systeem dat is aangesloten op ISDN dan is het niet mogelijk om vanuit deze configuratie een directe verbinding tot stand te laten komen met een systeem dat op een IP lijn is aangesloten en vice versa ook niet. IP en ISDN zijn namelijk 2 verschillende protocollen die niet compatible met elkaar zijn.

7.2 Een videoconferencing MCU of gateway zorgt voor de verbinding tussen IP en ISDN.

De oplossing voor deze verbindingsproblematiek kan worden gevonden in het implementeren van een MCU (Multipoint Control Unit) of een gateway, afhankelijk van de wensen en eisen.
Een MCU of een gateway zorgt voor een verbinding tussen het H.323 en het H.320 protocol, omgeacht of dit een binnenkomende- of een uitgaande call is. Deze producten zijn verkrijgbaar in varianten met IP en ISDN connectivity zodat voor iedere netwerk situatie een gepast product leverbaar is. Bovendien zijn deze netwerkproducten leverbaar in diverse varianten met betrekking tot het aantal deelnemende sites.

Vergadertelefonie.nl levert MCU's, gateway's en IP videoconferencing recorders van Codian.

Klik hier voor een overzicht van alle Codian videoconferencing MCU's en gateways

7.3 Een videoconferencing MCU / gateway: kopen of toch huren?

Voor organisaties die veelvuldig met mixed protocol videoconferencing te maken hebben kan het aanschaffen van een MCU of gateway zeer aantrekkelijk zijn.Door zelf de MCU of gateway te implementeren is men nooit afhankelijk van externe partijen voor verbinding, bovendien ligt het management in eigen handen.Hiernaast ligt het financiële omslagpunt tussen kopen en huren relatief laag dus de investering verdiend zichzelf snel terug.Een nadeel van het aanschaffen van een gateway is dat er in veel gevallen aanpassingen aan het netwerk noodzakelijk zijn om er voor te zorgen dat er voldoende capaciteit aanwezig is.
Bovendien zorgt de aanschaf prijs van een MCU of gateway wel eens voor fronsende wenkbrouwen met een vanafprijs van € 12.000 oplopend tot € 100.000,-.

In veel gevallen kan het interessant zijn om te kiezen voor het huren van een gateway.
Geen dure netwerk aanpassing, geen hoge investeringen, on demand beschikbaarheid en een aantrekkelijk uurtarief zijn de voornaamste voordelen.Vergadertelefonie.nl levert MCU / gateway verbinding diensten speciaal voor organisaties die zo nu en dan met mixed protocol videoconferencing te maken hebben, maar onvoldoende om te kiezen voor de aanschaf van een eigen netwerk oplossing.Deze diensten verlenen wij tegen een aantrekkelijk uurtarief dat gebasseerd wordt op het aantal deelnemende sites en de gewenste gesprekskwaliteit (bandbreedte).

Het spreekt voor zich dat bij het aanschaffen van een MCU of gateway belangrijk is om niet over 1 nacht ijs te gaan, maar u goed te laten adviseren. Vergadertelefonie.nl is met een verleden als IT specialist de aangewezen partij om gedegen advies uit te brengen over videoconferencing netwerk solutions. Met plezier bespreken wij uw specifieke videoconferencing wensen en eisen en maken wij voor u een ROI berekening op maat.
Meer informatie over het huren of aanschaffen van een gateway?

Klik hier om direct online meer informatie aan te vragen of neem contact met ons op via:

Tel: 030-6691228
Mail: info@vergadertelefonie.nl 

8) De ROI (return on investment) van videoconferentie

Met de toenemende brandstofprijzen en druk op de de infrastructuur is reizen anno 2008 een prijzige en inefficiënte aangelegenheid.Over de gehele markt bekeken is door diverse instanties berekend dat de gemiddelde terug verdien tijd van een videoconferencing oplossing ongeveer 12 maanden is, maar uiteraard zijn de waarden zeer uiteenlopend.

Bewust hebben wij er voor gekozen om niet met een calculator programma te werken.
Iedere videoconferencing situatie vergt een andere aanpak, zodoende is het met een ROI programma onmogelijk een acurate calculatie te maken.
Wij preferen een persoonlijke en maatgerichte aanpak!

Hieronder een aantal business cases om een idee te geven van de kosten en besparingsmogelijkheden.

8.1) Videoconferentie case: intercontinentale videoconferentie

• Videoconferentie tussen New York en Utrecht in plaats van reizen

De heer van Klaveren en mevrouw Veenstra, repectievelijk directeur en sales manager van een investeringsmaatschappij uit Utrecht, vliegen 1 x per maand naar New York voor overleg met hun business partner(s).Hierbij wordt gebruik gemaakt van een taxi voor vervoer naar Schiphol en bovendien boeken ze per trip 1 overnachting in een hotel.De kosten voor deze reis bedragen € 1100,- voor de vliegtickets, € 300,- voor de hotel overnachting en € 100,- voor de taxikosten van- en naar schiphol.Voor het gemak laten we alle andere kosten als salariskosten, vervoer in New York, voedsel en overige kleine uitgaven uit de vergelijking.
Tevens gaan we in dit voorbeeld uit van een economy class vliegticket.De totale kosten per trip bedragen (minimaal) € 1500,- hetgeen op jaar basis een kostenpost oplevert van € 18.000,-

• Videoconferentie vervangt 75% van de reizen en bespaart geld!

 

Vanaf vandaag besluiten de heren om 75% van de reizen te vervangen door overleg middels videoconferentie.Er wordt gekozen voor de implementatie van een HD videoconferentie systeem van de nieuwste generatie om perfecte een perfecte audio en beeldkwaliteit en een levensechte ervaring te realiseren.Het HD videoconferencing systeem van keuze, de LifeSize Team MP is geschikt om meerdere partijen tegelijk te bellen, tot 4 in totaal, dus alle business partners zijn met één druk op de knop bij elkaar te brengen.De LifeSize Team MP apparatuur kost éénmalig € 8500,- inclusief installatie en een 36 maanden full servicecontract.Hiernaast koopt de investerings maatschappij bij het videoconferentie systeem een monitor en monitor meubilair tegen een prijs van € 2500,-.Uiteraard is het voor de organisatie van groot belang dat er altijd een vloeiende verbinding tot stand gebracht kan worden, zodoende wordt er gekozen voor een zakelijk internet abonnement met Quality of Service.Niet goedkoop, de kosten zijn zo'n € 400,- per maand (2 Mb up en down, 1 op 1 overgeboekt), maar een goede verbinding is voor 95% bepalend voor de kwaliteit van de weergave en ervaring.

In het eerste jaar levert de videoconferencing oplossing direct een besparing in de reiskosten op van 75% van € 18.000,- = € 13.500,-.

Met betrekking to de apparatuur gaan we uit van een afschrijving binnen een gebruikelijk periode van 3 jaar.De totale éénmalige kosten voor de videoconferentie uitrusting zijn € 11.000,- en de totale kosten voor de internetverbinding bedragen jaarlijks € 4800,-.
Bij afschrijving van de apparatuur in 3 jaar zijn de jaarlijkse kosten voor de videoconferentie apparatuur dus € 3666,66.In totaal maakt dit een jaarlijkse kostenpost voor de videoconferentie set inclusief internetverbinding van € 8466,66.

Op jaar basis gaan de heer van Klaveren en mevrouw Veenstra een kostenbesparing realiseren van € 13.500 - € 8466,66 = € 5033,34 *.

* Het rekenvoorbeeld is qua kosten berekening uitgegaan van een absoluut minimum aan reiskosten.In werkelijkheid zijn de totale reiskosten uiteraard vele malen hoger, zeker wanneer het salaris van de heer van Klaveren en mevrouw Veenstra mee zouden zijn genomen in de berekening.Tevens is de besparing in reistijd, ook een waardevolle besparing, niet meegenomen in de vergelijking.De directeur en salesmanager houden per maand 3 dagen extra over om te besteden aan urgentere werkzaamheden dan reizen.

 

8.2) Videoconferentie case: Europese videoconferentie

• Videoconferentie tussen 5 Europese filialen

Een distributeur van merkkleding heeft 5 filialen door heel Europa (Nederland, Duitsland, UK, Frankrijk en Zwitserland) en zoekt een effectievere manier om overleg te plegen.Momenteel komen de 5 directieleden van de verschillende filialen 1 gemiddeld genomen elke 2 weken bijeen op het hoofdkantoor in Nederland ( Rotterdam) voor overleg.De directieleden van de filialen Duitsland (Hamburg) en Frankrijk (Calais) maken de reis per auto en de directie leden van de filialen in de UK en Zwitserland komen per vliegtuig naar Rotterdam.Na afloop van het overleg gaan de directieleden direct weer op huis aan.

• Videoconferentie bespaart de firma 360 reisuren per jaar!

De directieleden van de vestigingen in Hamburg (1000 km heen en terug) en Calais (600 km heen en terug) maken de reis per auto.In totaal leggen ze 1600 kilometer af, hetgeen voor een kostenpost zorgt van € 300,- aan benzine-, voedsel- en vaste kosten voor de auto.
Uitgaande van een gemiddelde snelheid van 100 km/u (laten we eens uitgaan van géén file) is de reistijd dus 16 uur.Gedurende deze 16 uur kunnen de directieleden geen constructieve werkzaamheden verrichten.Uitgaande van een gemiddeld salaris per uur van gemiddeld € 50,- per uur vormen de salariskosten voor deze reis € 800,-.Aan de andere kant hebben we de staf vanuit de UK en Zwitserland die met het vliegtuig komen, hetgeen zorgt voor een kostenpost van € 800 in totaal aan vliegtickets.Hiernaast worden de directeuren per taxi vervoerd van- en naar het vliegveld tegen een vergoeding van € 300,- in totaal.De reistijd die de heren kwijt zijn bedragen ongeveer 6 uur voor de directeur van de UK vestiging en 8 uur voor de vestiging in Zwitserland.In totaal 14 uur reistijd maakt een salaris kostenkost van € 700,-.In totaal vormen de maandelijkse kosten van dit overleg voor een maandelijkse kostenpost van € 5800,-.De jaarlijkse kosten voor dit overleg zijn 12 x € 5800,- = € 69.000,-

De aanzienlijke reiskosten en de ineffectieve omgang met kostbare tijd doet de directieleden er toe besluiten over te gaan tot aanschaf van een videoconferentie systeem op alle locaties.Hiermee wil de directie voortaan 80% van het overleg virtueel gaan voeren en 20% in real life.Een korte berekening leert ons dat er op jaarbasis € 55.200 in reiskosten bespaard zullen gaan worden. (80% van € 69.000,-)

• De videoconferentie apparatuur voor alle vestigingen kost slechts € 30.000,- per jaar.

Omdat hoogwaardige kwaliteit van de audio- en video weergave wenselijk is, wordt gekozen voor een HD videoconferentie bundel van LifeSize.Op alle filialen zal een compleet HD videoconferentie systeem van LifeSize met 50'' HD monitor en meubilair worden neergezet.
Voor de hoofdlocatie wordt gekozen voor een LifeSize Room, met interne MCU, zodat de overige 4 locaties tegelijkertijd kunnen worden bijgebeld.

De éénmalige kosten voor de apparatuur (LifeSize Express bundel) , installatie en servicecontract vormen voor de buitenlandse locaties € 12.000,- per locatie.
In Rotterdam zijn de kosten hoger, vanwege het multipoint systeem, in totaal zo'n € 17.000,-.De totale installatie en onderhoud, ook in het buitenland, wordt geregeld door Vergadertelefonie.nl en zit bij de prijs inbegrepen.
Hiernaast zijn er de maandelijkse netwerkkosten voor de apparatuur van € 800,- voor Rotterdam ( 4 Mb up en down met QOS) voor de multipoint unit.
Op de overige locaties voorziet de bestaande netwerk infrastructuur al in de bandbreedte behoefte van 1 Mb per locatie.In totaal brengt dit de jaarlijkse kosten voor de videoconferentie set (uitgaande van afschrijving in 36 maanden) op : € 21.000 voor de apparatuur en € 9600,- voor het netwerk, oftewel € 30.700,- per jaar.

Door slim gebruik te maken van videoconferentie realiseert de firma een besparing van € 25.000,- per jaar en houden de directieleden tijd over voor constructievere zaken.
Tevens zorgt het niet meer hoeven reizen voor een morele opsteker en minder irritaties veroorzaakt door files en vertragingen.

 

8.3) Videoconferentie case: Videoconferentie binnen Nederland

Drie filiaalmanagers van een consultancy bureau komen momenteel éénmaal per week bijeen om de cijfers en het beleid te bespreken.Het bureau heeft filialen in Utrecht, Amsterdam en Tilburg en Rotterdam.Momenteel vind het overleg meestal plaats op de vestiging in Utrecht vanwege de centrale ligging.

Het management team van het bureau legt de wekelijkse reis af per auto en na afloop van het overleg vertrekt iedereen naar huis.De totale wekelijkse reisafstand die het management team aflegt is 330 kilometer.Ondanks dat de dames en heren de files zoveel mogelijk proberen te ontlopen, blijkt dit anno 2008 een nagenoeg onmogelijke opgave te zijn.
De noodzakelijke reistijd die het management team nodig heeft voor het reizen tussen de filialen is 7 uur per week. (Amsterdam, 2 uur heen en terug) (Tilburg, 3 uur heen en terug) (Rotterdam, 2 uur heen en terug).Op maandbasis wordt een afstand van 1320 kilometer afgelegd en is hier 28 uur reistijd voor nodig.Met een gemiddeld uurloon van € 40,- zijn de totale salaris kosten voor deze reis: € 1120,- per maand.Hierbij tellen we de kosten voor brandstof van € 200,- op, hetgeen zorgt voor een kostenpost van € 1320,- per maand alleen voor de reis.

Het overleg neemt wekelijks van alle managers een halve dag in beslag, hetgeen hen doet besluiten videoconferentie in te voeren voor effectiever overleg.Er wordt gekozen voor apparatuur van de laatste generatie, oftwel HD systemen, omdat een scherpe en vloeiende weergave wenselijk blijkt.Omdat er tijdens het overleg veelvuldig met Excel bestanden wordt gewerkt voor de bedrijfsresultaten is datasharing software ook noodzakelijk.
Op de hoofdlocatie in Amsterdam wordt een LifeSize Team met multipoint module neergezet en op de overige locaties wordt gekozen voor een individueel videoconferentie systeem van LifeSize, de Express Focus.Vergadertelefonie.nl zorgt voor de volledige installatie en het onderhoud van de apparatuur.De totale kosten zijn 1x € 7499,- voor de Team (Amsterdam) en 3 x € 4149,- voor de Express Focus systemen (Utrecht, Rotterdam en Tilburg) = € 19.946,-.Het systeem verdient zichzelf terug in 15 maanden. (€ 19.9946 : € 1320).
Na 36 maanden heeft het systeem de organisatie al 20 x 1320,- = € 25.000,- bespaard.

Hiernaast houden de managers nu bijna een halve dag per over om de energie in constructievere zaken te stoppen.Na verloop van tijd komt de firma er achter dat een aantal klanten ook al videoconferencing gebruikt.Er wordt besloten om het videoconferentie systeem zo nu en dan ook in te zetten voor overleg met klanten op afstand.

 

8.4) De return on investment (ROI) van uw eigen videoconferentie case?

Middels de 3 voorbeelden die hier boven beschreven staan hopen wij duidelijk te hebben gemaakt dat een videoconferentie oplossing niet alleen geld bespaart, maar ook kostbare tijd.
Reizen anno 2008 is nu eenmaal een tijdrovende aangelegenheid.Videoconferentie brengt uw gesprekspartners met één druk op de knop bij elkaar ongeacht waar ze zich bevinden.

Iedere situatie vergt een andere videoconferentie oplossing, netwerk capaciteit en uiteraard ook de reis- en salariskosten zijn variabel. Zodoende werkt Vergadertelefonie.nl niet met calculatie programma's (videoconferentie ROI calculatoren) maar middels een persoonlijke aanpak. Bent u benieuwd wat videoconferentie voor uw organisatie kan betekenen?
Neem gerust contact op met een van onze consultants. Nadat wij telefonisch, of bij u op locatie een juiste inventarisatie van de behoeften hebben gemaakt kunnen wij een zeer nauwkeurige ROI berekening voor u maken.

Telefoon: 030-6691228
Email: info@vergadertelefonie.nl